こんにちは＾＾
今日も寒いですが、来週から暖かくなるとの予報も出ていますね🌷
さて今日は久しぶりにビジネスマナー、メールの書き方についてお話していきたいと思います✉
メールのやり取りで意識するポイント
メールは画像や資料を取引先や会社内の方に送る際にとても便利で、画面上のやりとりだけで住むので重宝されていますよね。ですが、行間隔がせまかったり、言葉がカジュアルすぎたり、段落を分けられず見づらかったりすると先方に誤解を与えてしまったり、やり取りに想定以上の時間がかかっうてしまう場合もあります。それを避けるために意識していきたいポイントを挙げていきます
- 段落を分ける
- 行間隔を開ける
- 言葉選び
- 件名は必ず入れる
他にもありますが、重要なポイントを挙げていきます。
先に述べますが、急ぎの確認や、用の場合にはメールでのやり取りよりも電話のほうが適切かつ迅速に対応できるので、急ぎの場合はできる限り電話又は電話、メールでのやり取りの両方をすることが大切です。
では、チェックしていきます！
段落を分け、適切な位置で行間隔を開けることにより、重要な情報や名前が浮かび上がり相手方に何を伝えたいかわかりやすくなります。言葉選びはとても重要で、カジュアル過ぎると先方に不愉快な気持ちや仕事ができない印象を与えてしまうので注意です！顔が見えない、声色で判断できないからこそ文面には気をつけてやり取りしましょう。件名がはいっていないと、誰からかわからず削除されてしまう、失礼に当たることがあるので件名は必ず入れましょう。またファイルの容量が大きすぎる場合は圧縮する、分けて送るなど相手方への思いやりを持つことで好印象、やりとりの迅速化を図ることが可能です。
では、それらを踏まえて例を挙げていきます。
お礼といっても様々なお礼があると思いますが、どのお礼のメールにも共通する文を挙げていきます。
①お礼（先方への）
- お礼の場合、できるだけ早めに送る（その日のうちに）
- 定型文を使わない
To:株式会社ーーーー ーー部 ーー様
件名：ーーーでのーーお礼
株式会社ーーーー
ーー部 ーー様
お世話になっております。
株式会社ーーです。
本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
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何卒よろしくお願いいたします。
株式会社ーーー
名前ーーーーーー
電話番号ーーーー
メールアドレスーーーーーーー
②お礼（上司）
To:ーー 部長（部長や課長など役職名）
件名：ーー のお礼
お疲れ様です。〇〇です。
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・
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株式会社ーーー
名前ーーーーーー
電話番号ーーーー
メールアドレスーーーーーーー
引き続き、ご指導のほどよろしくお願いいたします。
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「何卒」は格式張った表現のため、会社内でのやりとりでは使いません！
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件名は絶対必要です
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最後にかならず、貴方の会社の名前、連絡先（電話、メールアドレス）をつけましょう
全てのお礼に関して共通する項目について挙げていきました。
お礼と言っても一概には言えないので、文章は自分で考えて打ち、送ることが大切です。コピーとペーストで終わらせられることもありますが
定型文のコピーとペーストではあまり良くない印象を持たれることもあります。貴方が打った文章が一番先方にはわかりやすく、きもちのいいものになるでしょう。
では今日はこのへんで、、、