おはようございます、アップロードです。

今回の記事はビジネスでは欠かせない、伝言メモの取り方についてです。

伝言のメモは大至急伝えてほしいこと、急ぎではないけど伝えてほしいこと様々な時に使用されますが、伝言を承る時に一番大切なポイントはなにか意識でいていますか？

相手の手間をとらせない

ことです。

そのために、電話を承ったときには

1. 何時頃か
2. どこの誰からか（電話相手の所属先も伝える
3. 内容
4. どんな雰囲気だったか（急用がどうか）

をしっかり聞いて、名指し人に伝えることが大切です。

とはいっても、上司や同僚に電話がかかってきてどこにいるか説明したい時ありますよね、、、

• 他の電話に出ている場合
• 社外に出ている場合
• 席を外している場合

などがあります。その際にも、

他の電話に出ているは名指し人が電話に出ている場合、なぜ出られないかの理由を話し待たせないようにこちらから掛け直すように伝える。

場合社外に出ている場合、帰ってくる予定時間を伝える又は急用ならば上司に連絡を入れる。

席を外している場合、用件を聞き、席を外しているとのことを話す。

すべてがスムーズに行くことはむずかしいですが、メモを取ることでよりわかりやすく、聞き漏れが少なくなります。

また、電話相手が急いでいる場合には相手の立場に立った行動（常に相手の立場に立った行動が出来ていると尚良い）が大切です！

時間を聞いた際にも、１～１２で表すのでなく、午前午後を使うまたは１２～２４の数字もつかい説明するとよりわかりやすく明確に、間違えにくい内容になります。

いかがでしたか？知らなかった人は実践してみてくださいね！

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